Als je werknemer zich ziekmeldt, dan wil je natuurlijk graag weten hoe het met hem of haar gaat. Bovendien wil je kunnen inschatten wat de ziekmelding betekent voor jouw organisatie. Maar wat mag je als werkgever eigenlijk vragen aan een werknemer die zich ziekmeldt? Wat mag je vastleggen in zijn of haar personeelsdossier? En wat mag je over die werknemer vertellen aan zijn of haar collega’s?

Campagne ‘Wat betekent de privacywet voor jou(w bedrijf)?’

Werkgevers worstelen regelmatig met deze vragen en stellen ze ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daarom geeft de AP deze week in de campagne ‘Wat betekent de privacywet voor jou(w bedrijf)?’ praktische informatie voor ondernemers over de verwerking van persoonsgegevens van hun zieke werknemers. Zo geven ze antwoorden op de meest gestelde vragen en verschijnt er een privacyvideo over wat je mag vastleggen over je zieke werknemer.

Het is goed dat dit onderwerp in de schijnwerpers staat. Op de werkvloer gelden specifieke privacyregels rondom het vastleggen van informatie bij ziekte. Gezondheidsgegevens zijn immers bijzondere persoonsgegevens, die extra worden beschermd door de privacywet. Maar deze persoonlijke gegevens zijn ook van belang voor het reilen en zeilen van je organisatie.

Wat mag je dan wel vragen?

Als werkgever moet je dus terughoudend zijn in het vastleggen van informatie over de medewerker. Maar de privacywet geeft wel ruimte om noodzakelijke informatie over zieke werknemers te registreren. Zo mag je informatie vastleggen om te laten beoordelen of de werkgever het loon moet doorbetalen. Een werkgever moet hierbij wel rekening houden met de privacy van de zieke werknemers en bijvoorbeeld niets registreren over de aard en de oorzaak van iemand ziekte.

Je mag in ieder geval de volgende informatie vastleggen over je zieke werknemer (bron: website Autoriteit Persoonsgegevens):

  • Het telefoonnummer waarop je je werknemer kunt bereiken is en het (verpleeg)adres.
  • Hoe lang de werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
  • Wat zijn of haar lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
  • Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval. Maar je mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is!
  • Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat je de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Beterschap

Het blijft natuurlijk lastig. Je mag niet vragen wat er aan de hand is, omdat gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens zijn. En ieder mens heeft het recht om die zo veel mogelijk voor zichzelf te houden. Maar je werknemer kan zich verplicht voelen om die informatie wel te geven. Juist omdat je de werkgever bent. Fijn dat de werknemer je in vertrouwen neemt, maar niet vastleggen dus! Gelukkig mag je je werknemer nog wel beterschap wensen en hopen dat hij of zij snel hersteld is.

Heeft u vragen over de invulling van de AVG, de rol van functionaris gegevensbescherming of ISO27001? We helpen u bij inTECHrity graag verder. U kunt contact met ons opnemen door te bellen naar 085 130 1281 of via onze website www.intechrity.nl. Wij zijn officieel ACP-partner van BSI.